Como bien conocen, la legislación actual establece que todas las sociedades de capital están obligadas a la aprobación y depósito de las cuentas anuales (CCAA) en el Registro Mercantil.
Si bien hasta ahora no se solían imponer sanciones por la falta de depósito o por depósito tardío, el art. 283 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) sí regula el régimen de imposición de sanciones a las sociedades mercantiles por el incumplimiento del órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil dentro del plazo establecido. La apertura de expedientes sancionadores corresponde al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).
No obstante, todo esto ha cambiado con la entrada en vigor del RD 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoria de Cuentas, publicado en el Boletín Oficial del Estado el pasado 30 de enero de 2021, en el cual se establece un nuevo régimen sancionador para el incumplimiento o cumplimiento extemporáneo de la obligación de deposita las CCAA en el Registro Mercantil.
En dicho reglamento se establecen los criterios para determinar el importe de la sanción (los que venia aplicando el ICAC), dentro de los limites establecidos en el art. 283.1 de la LSC – entre 1.200€ y 60.000€. Cuando la sociedad, o, en su caso el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000€, el limite de la sanción para cada año de retraso se elevará a 300.000€.
Criterios para determinar el importe de la sanción:
- Sanción del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la sociedad incluida en su última declaración presentada ante la Administración Tributaria (IS), cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
- En caso de no aportar la declaración tributaria (IS), la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
- En caso de que se aporte la declaración tributaria y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10%.
Ejemplo de sanción mínima (1.200€): en el caso de una sociedad inactiva, en la que tanto el total del activo como el capital social no superan los 3.000€ y el resultado de aplicar los porcentajes mencionados anteriormente sean inferiores a 1.200€, la sanción mínima que se aplicaría sería de 1.200€.
No obstante lo expuesto anteriormente, es importante tener en cuenta que de acuerdo con el apartado 3 del art. 283 de la LSC, si las CCAA hubiesen sido depositadas con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un 50%.
Por otro lado, recordamos que las infracciones por falta de depósito de cuentas prescribirán a los 3 años según el art. 283.4 de la LSC.
RECORDATORIO: Plazos de formulación, aprobación y presentación de las CCAA en el Registro Mercantil
A fin de intentar evitar dichas sanciones, a continuación recordamos los plazos de formulación, aprobación y presentación de las CCAA en el Registro Mercantil:
- Formulación de cuentas: máximo de 3 meses desde el cierre del ejercicio. Dicha formulación la realizará el órgano de administración de la mercantil.
Por ejemplo, en caso de que el cierre del ejercicio sea el 31 de diciembre, el plazo máximo de formulación será el 31 de marzo posterior al cierre.
- Aprobación de cuentas: máximo de 6 meses desde el cierre del ejercicio. Dicha aprobación la realizará la Junta General de la mercantil.
Por ejemplo, en caso de que el cierre del ejercicio sea el 31 de diciembre, el plazo máximo de aprobación será el 30 de junio posterior al cierre.
- Presentación al Registro Mercantil: 30 días desde la aprobación por parte de la Junta General.
Por ejemplo, en caso de que el cierre del ejercicio sea el 31 de diciembre y la Junta General haya aprobado las CCAA el 30 de junio, el plazo máximo para presentar las CCAA a Registro Mercantil será el 30 de julio siguiente.
Ejemplos en que las CCAA se consideraran presentadas fuera de plazo, cuando:
- Una sociedad que cierra el ejercicio a 31 de diciembre, se aprueban las cuentas el 8 de julio y las presenta al registro el día siguiente. (por haber superado el período de 6 meses para la aprobación).
- Una sociedad que cierra el ejercicio a 31 de diciembre, se aprueban las cuentas el 30 de junio y se presentan al registro el día 31 de julio. (por haber superado los 30 días desde la aprobación).
Plazo de subsanación de cuentas calificadas con defectos:
No hay plazo determinado para proceder a la subsanación de las cuentas anuales, pero hay que tener en cuenta que el asiento de presentación tiene una vigencia de 5 meses, por lo que, si efectuamos la subsanación, pasado este periodo la presentación se encontraría fuera de plazo y, por tanto, se tendrían las CCAA defectuosas por no presentadas.
Cierre de la hoja registral por falta de depósito de CCAA
Es muy importante tener en cuenta que, además del riesgo de las sanciones expuestas anteriormente, transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio social sin haberse depositado en el Registro las CCAA correspondientes debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil procederá al cierre de la hoja registral de la mercantil.
Dicho cierre registral supone un grave problema para la mercantil puesto que, aparte de las responsabilidades que puedan derivarse al órgano de administración, dicho cierre supone que no se inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, salvo los documentos exceptuados en el artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil y 282 de la Ley de Sociedades de Capital.
Para poder revertir dicha situación, será necesario el depósito en el Registro Mercantil de las CCAA de los ejercicios pendientes de inscripción hasta la puesta al día de los mismos.
Esperando que esta información sea de su interés, nos ponemos a su disposición para cualquier consulta o aclaración sobre la presente.
Gemma Pasarisa . gemma.pasarisa@pich.bnfix.com
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Cristina Torres. cristina.torres@pich.bnfix
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