És un tema recurrent de consulta en els despatxos professionals, però així i tot persisteixen els dubtes i problemes pràctics sobre com tractar fiscalment aquells vehicles que s’usen tant per a la vida professional com per a la personal i familiar. La interpretació de la normativa fiscal, la casuística concreta de cada activitat i l’ús mixt dels vehicles generen, sovint, dubtes.

Per aquest motiu, hem preparat un resum per a situar de manera clara com està avui la qüestió i abordar els aspectes més rellevants des d’una perspectiva pràctica.

Afectació, deducibilidad i documentaciól

L’ús de vehicles en el desenvolupament d’una activitat empresarial o professional és una realitat quotidiana per a moltes empreses, autònoms i professionals. No obstant això, quan aquest mateix vehicle pot utilitzar-se també en l’àmbit privat, sorgeixen dubtes rellevants des del punt de vista fiscal:

Quines despeses poden deduir-se? Quina part de l’IVA és recuperable? Cóm ha de justificar-se l’ús professional davant l’Administració Tributària?

En el fons, la qüestió no és només si la despesa s’ha produït, sinó en si pot explicar-se, documentar-se i defensar-se amb claredat. En matèria fiscal, la manera d’acreditar una operació pot ser tan important com la pròpia operació. La documentació actua com a memòria escrita de l’activitat, i cada factura és una peça dins del relat fiscal de l’empresa.

Entre les despeses més habituals vinculats al vehicle, les factures de combustible ocupen un lloc rellevant. Encara que la normativa no exigeix que en elles consti obligatòriament la matrícula del vehicle, la seva inclusió pot aportar ordre, rigor i seguretat, més quan volem acreditar que el consum correspon a un vehicle afecte a l’activitat empresarial o professional.

Ha de constar la matrícula en la factura?

Amb caràcter general, el Reglament de Facturació no exigeix que la factura de carburant inclogui la matrícula del vehicle. Perquè una factura sigui vàlida, ha d’incloure les dades fiscals habituals: número i data d’emissió, identificació de l’emissor i del destinatari, NIF, domicili, descripció de l’operació, base imposable, tipus d’IVA aplicable i quota repercutida.

La Direcció General de Tributs ha confirmat que la matrícula no és requisit obligatori per a la validesa de la factura. Per tant, la seva absència no invalida automàticament el document ni impedeix, per si sola, la deducció de la despesa. Ara bé, convé recordar que una cosa és que una dada no sigui obligatori i una altra diferent a és que sigui útil, perquè pot reforçar la traçabilitat de l’operació i sostenir amb major solidesa la justificació de la despesa.

Per què recomanem incloure-la?

Per això, recomanem demanar quan sigui possible que la matrícula consti en la factura de carburant, ja que pot tenir un valor provatori important en identificar el vehicle al qual correspon el subministrament i ajudar a establir una relació clara entre la despesa realitzada i l’activitat econòmica desenvolupada.

Res és menor  a l’hora de justificar una decisió empresarial o professional. El que avui pot semblar una simple formalitat, demà pot ser una prova decisiva davant una eventual comprovació tributària.

Així, incloure la matrícula contribueix a una gestió més clara, coherent i defensable. No converteix per si sola la despesa en deduïble, però ofereix una base documental més ferma i redueix el marge de dubte davant l’Administració. La claredat documental no és un simple tràmit, sinó una forma de protecció.

Deducció de l’IVA del combustible

La deducció de l’IVA suportat en el combustible dependrà, sobretot, del grau d’afectació del vehicle a l’activitat empresarial o professional.

En el cas dels turismes, la normativa de l’IVA presumeix, amb caràcter general, una afectació del 50% quan el vehicle s’utilitza en l’activitat, percentatge que serà superior o inferior si el contribuent acredita un ús distint.

Recordem que la deducibilidad no neix només de l’existència d’una factura, sinó de la relació real entre la despesa i l’activitat. Per això, com més clara sigui aquesta relació, més sòlida serà la seva defensa.

Existeixen, a més, determinats vehicles per als quals la normativa presumeix una afectació del 100%, com ocorre en els següents casos:

• Vehicles mixtos destinats al transport de mercaderies.
• Vehicles utilitzats per al transport de viatgers.
• Vehicles destinats a l’ensenyament de conductors.
• Vehicles utilitzats per representants o agents comercials.
• Vehicles destinats a serveis de vigilància.

En aquests casos, la naturalesa del vehicle o de l’activitat permet presumir una vinculació plena amb l’exercici professional o empresarial.

Despeses associades al vehicle

A més de combustible, el vehicle té costos de manteniment, reparacions, peatges, aparcaments, revisions o altres desemborsaments relacionats amb el seu ús, despeses que poden deduir-se fiscalment si compleixin tres condicions bàsiques:

• que estiguin vinculats a l’activitat econòmica,
• que es trobin correctament facturats. i
• que pugui acreditar-se la seva necessitat o utilització professional.

La càrrega de la prova correspon al contribuent, per la qual cosa és recomanable conservar documentació complementària que reforci la traçabilitat de l’ús professional del vehicle, com agendes de visites, reports de treball, registres de rutes o desplaçaments, albarans, correus electrònics amb clients o documentació interna que justifiqui el desplaçament.

Sovint, la força de la prova no es troba en un únic document, sinó en la coherència del conjunt. Una factura, una visita agendada, un correu amb un client i un comunicat de treball poden formar, junts, una explicació raonable, ordenada i defensable de la despesa.

El paper, quan està ben ordenat, parla per si sol. On hi ha ordre, hi ha menys espai per al dubte.

Criteri en IRPF per a autònoms i professionals

En l’àmbit de l’IRPF, el criteri aplicable a autònoms i professionals sol ser més restrictiu. En el cas dels turismes, la deducció de les despeses exigeix, amb caràcter general, que el vehicle estigui afecte de manera exclusiva a l’activitat econòmica, excepte aquells supòsits específics previstos per la normativa.

Per això, quan un turisme s’utilitza tant per a fins professionals com privats, la deducció de les despeses pot veure’s limitada o fins i tot qüestionada. L’ús mixt exigeix especial prudència, ja que l’Administració pot requerir una justificació clara i suficient de l’afectació professional.

Des d’una mirada més àmplia, aquesta exigència documental no ha d’entendre’s només com una càrrega administrativa. També és una forma de prevenció. En matèria administrativa i fiscal, la prevenció sol valer més que la correcció tardana.

Conclusió

Quan el vehicle s’utilitza en una activitat empresarial o professional, les despeses necessàries poden justificar-se, l’IVA suportat pot deduir-se totalment o parcialment segons el grau d’afectació, i els costos vinculats al vehicle poden registrar-se comptablement de manera adequada.

Ara bé, quan aquest mateix vehicle es destina també a fins particulars, la deducció pot veure’s limitada o qüestionada si no existeix una acreditació suficient que demostri la seva vinculació amb l’activitat. Aquesta prudència resulta especialment important en l’àmbit de l’IRPF, on el criteri aplicable als vehicles turisme sol ser més restrictiu i exigeix una especial atenció documental.

Per això, com a recomanació pràctica, convé sol·licitar sempre factura a nom de l’empresa o del professional, amb totes les dades fiscals correctament indicats i, sempre que sigui possible, incloure la matrícula del vehicle.

Aquesta pràctica no converteix automàticament la despesa en deduïble, però ajuda a reforçar la seva justificació. Aporta ordre, rigor i seguretat; reforça la traçabilitat de l’operació; permet sostenir amb major solidesa la justificació de la despesa i ofereix una base documental més ferma davant una eventual revisió tributària.

En definitiva, la transparència no sols ordena: també protegeix. La seguretat no neix de la improvisació, sinó de la constància documental.Perquè, al final, cada document compta. I és precisament en els petits detalls on es construeix la seguretat. Com més clara sigui la relació entre la despesa i l’activitat, més sòlida serà la seva defensa. Documentar bé és, moltes vegades, defensar-se abans d’haver de fer-ho.

Com sempre, en BNFIX PICH estem a la seva disposició per a aclarir qualsevol dubte que puguin tenir sobre el tema.

Marc Ramis · marc.ramis@pich.bnfix.com 

Àrea Fiscal de BNFIX PICH Tax Legal  

📷Imatge de Chuttersnap per a Unsplash